Protokoll vom 09. Juli. 2019 (Konstituierung)

Anwesende

• Räte: Thanh Diu (Taddi), Gorden, Sascha, Simon, Alex (Alex OK), Antonio, Ammon, Jakob, Marcel G. (Junior), Marcel T. (Senior) (15:38), Sara, Celina, Alex F., Julia (Jules) v. B., Julian, Julia B., Nemo, Lian, Hendrik, Steffen, Sotiris, Paulin (15:57), Robin, Lars (15:57), Dennis
• Gäste: Sebastian (Wahlleiter), Markus (15:57), Chrissi, Tim (15:57)

Uhrzeit

Zeit: 14:39 – 16:29

TOP 0: Regularia

• Redeleitung: Alex G. (OK)
• Protokoll: Thanh Diu (Taddi)
• Mit 25 von 25 Räten sind wir beschlussfähig.
• Das Protokoll der letzten Sitzung wird angenommen.
• Die unten aufgeführte TOP-Liste wird angenommen.

TOP 1: Wahl der Sitzungskoordination

• Alex G. (OK – Hauptverantwortlicher), Sascha (Stellvertretung)
• Abstimmung:
  • Keiner Gegenstimmen, keine Enthaltungen, einstimmig angenommen.

TOP 2: Konstituierung

• Die Konstituierung wurde erfolgreich durchgeführt, die Details sind im Konstituierungsprotokoll festgehalten.
• Die Vorstellung beim FSRef erfolgt in der Zukunft. Marcel T. macht einen Termin aus (innerhalb der nächsten 14 Tage)

TOP 3: Offizielle Posten

• Wichtige Posten: Hauptverantwortlich = hpt, Stellvertretung = stv
  • Kassenwart (Haupt & Stellvertreter): Ammon (hpt), Gorden (stv)
    • Übergabe des Kassenordners
    • Übergabe des Haushaltsplans (?)
    • Übergabe der Inventarliste
  • InPhiMa – Kassenwartsvertretung: Lian (hpt)
  • Schlüsselbeauftragter (Haupt & Stellvertreter): Robin (hpt), Julian (stv)
    • Übergabe des Schlüsselordners
  • E-Mail-Beauftragter (Haupt & Stellvertreter): Lars (hpt), Julian (stv)
  • FSVK-Beauftragte (Haupt & Stellvertreter): Marcel T. (hpt), Sara (stv)
  • Postbeauftragten (Haupt & Stellvertreter): Jakob (hpt), Sotiris (stv)
  • TriPpeR-Beauftragte (Haupt & Stellvertreter): Robin (hpt), Sascha (stv)
    • Was muss er tun? Darauf achten, dass alle relevanten Informationen aus dem InPhiMa-Slack auch beim Info Rat ankommen.
  • Nebenfach-Beauftragte (Einer pro Fach):
    • Mathe: Celina
    • Physik: Lian
    • Chemie: Jakob
    • Biologie: Julia v. B., Antonio
    • (Computer-)Linguistik: Hendrik, Lars
    • Sonstiges: Julian (Modernes Japan)

TOP 4: Weitere Posten

• Notwendige Posten: (nicht notwendig im öffentlichen Protokoll, aber notwendig für die Fachschaft)

• Getränke-Beauftragen (Wasser/Cola/Fanta/Sprite/Bier/Volt/Afri/Mate für Verkauf und Veranstaltungen):

  • Dennis (hpt), Steffen (stv), Simon (stv)

• Snacks-Beauftragter (Süßigkeiten/Snacks/Eis/etc. für Verkauf und Veranstaltungen):

  • Steffen (hpt), Julia v. B. (stv), Celina (stv)

• METE-Wartung (Kassensystem): fällt weg.

• QVM-Vertreter (Zwei):

  • Dennis, Gorden

• Evaluationen:

  • Hendrik (hpt), Lars (stv)

• Jobbörse (Haupt & Stellvertreter):

  • Paulin (hpt), Alex F. (stv)

• Hardware-Admin (2):

  • Robin (hpt), Simon (stv)

• Slack-Beauftragter/-Admin:

  • Robin (hpt), Marcel G. (stv)

• Webseiten-Beauftragter (inhaltlich; direkt nach Konsti-Sitzung „Über uns“ und Nebenfachbeauftragte aktualisieren): Thanh Diu (hpt), Jakob (stv)

  • Branchen-Events
  • Fachschafts-Veranstaltungen

• Server-/Teefax-Administrator:

  • Robin (Root-hpt), Jakob (stv), Ammon (stv), Antonio (stv)

• Newsletter-Beauftragter:

  • Lian (hpt), Celina (stv)

• Sponsoring-Beauftragter (TK):

  • Ammon (hpt), Steffen (stv)

• Social-Media-Beauftragter:

  • Thanh Diu (hpt), Sara (stv), Marcel G. (stv), Julia v. B. (stv), Alex F. (stv)

• Aufräum-Beauftragte (2):

  • Sascha (hpt), Dennis (stv)

• Glaskästen-Beauftragter (2): Lian (stv), Celina (hpt)

• LDAP (Owncloud, Confluence, etc.): Robin (hpt)

  • LDAP-Gruppe muss beantragt werden
  • Neue Räte müssen in die Gruppe confluence-fscs eingetragen werden (Mail an atlassian-team@hhu.de)
  • Neuen Confluence-Admin festlegen (Wenn alter Admin kein Rat mehr ist)

• Veranstaltungs-Beauftragte:

  • Veranstaltungen, die einen Hauptverantwortlichen brauchen:
    • Karaokeabend (Technik):
      • Celina (hpt), Simon (stv)
    • Nachklausurtutorien (rechtzeitige Planung von Anstellungen):
      • Hendrik (hpt), Robin (stv)
    • Filmeabend (Kommunikation mit CampusKino):
      • Thanh Diu (hpt), Julia v. B. (stv)
    • Absolventenfeier (damit es für das Dekanat einen Ansprechpartner gibt):
      • Marcel T.
  • andere Veranstaltungen, die nicht notwendigerweise einen Hauptverantwortlichen brauchen (weil einfach zu organisieren oder fallen halt aus):
    • Spieleabend: Sascha (hpt), Gorden (stv)
    • LAN-Partys: Steffen (hpt), Sotiris (stv)
    • Crashkurse: Ammon, Jakob
    • Wizard-Turniere: Steffen
    • Magic-Spieleabende: Gorden (hpt), Marcel T. (stv)
    • MarioKart-Turniere: Alex G. (OK – hpt), Simon (stv)
    • Konsolenabende: Steffen (hpt), Simon (stv)
    • Pubquizes: Julia B. (hpt), Nemo (stv)
    • Informatiker im Real Life: fällt weg
    • Linux Install Party: Robin (hpt), Nemo (stv)

• Prüfungsausschuss (Werden von Herrn Rothe erfragt):

  • Bachelor: Hendrik
  • Master: Simon

• ESAG-Vertreter: Wird auf morgen vertagt auf die VV

  • Theater
  • Campusführung
  • Fachtutorien (Lars)
  • Eisempfang
  • Grillen
  • Erstizeitung
  • Rallye
  • Stadtführungen / Altstadt
  • Party
  • Erstifahrt
  • Helferkoordinator (lieber auf dem nächsten Tripper bestimmen)

• Schlüsselvergabe:

  1. Prüfen, ob alle Alträte alle Schlüssel fachgerecht abgegeben haben (Fachschafts-/Schlüsselkasten-/Tresorschlüssel)
  2. Gegenprüfen, ob die Schlüsselverwaltung UND das Fachschaftenreferat die aktuellen Daten haben
  • Schlüsselkasten Schlüssel überprüfen
    • Wer hat einen
    • Wer braucht einen

• Passwörter erneuern: Steffen, Jakob

  • Fachschafts-Mailaccount
  • Last Pass
    • Passwörter, die im Lastpass gespeichert sind, sollten alle erneuert werden
  • Terminals
  • Tresor (Schlüssel: Je einer pro Kassenwart (Haupt-/Zweit- und InΦMa-Kassenwart)

• E-Mail:

  • FS-Konto auf neue Person überschreiben (Dafür beim Verantwortlichen im ZIM melden)
    • Due Date: Anfang Wintersemester (01.10.19)
      • Jährlich nachtragen, da sich Datum ändert!
  • Sicherstellen, dass jeder Zugriff hat
  • Mitglieder TriPpeR-Liste und FSCS-Liste aktualisieren

• Kommunikation

  • Slack:
    • Abstimmen, ob man Slack Premium weiter nutzen möchte (Kosten berechnen)
    • Alträte, die nicht kooptiert sind, ggf. zu Single-Channel-Usern (Alträter-Channel) machen

• Informieren über Dinge, die wir haben:

  • Slack (Kommunikation)
  • owncloud (Dateiablage, auch für InΦMa, cloud.inphima.de, Uni-Login) -> nextcloud
  • owncloud-Adressbuch (Telefonnummern)
  • Wiki (Ablage von Anleitungen, wiki.hhu.de)
  • E-Mailkonto
  • WordPress (Website)
  • Google-Kalender für öffentliche Termine -> fällt weg
  • owncloud-Kalender für interne Termine/Ausleihliste (TBD)
  • Teefax (Server beim ZIM, für Website, owncloud, Mete, inphima.de, etc.)
  • Obelix: Arbeits- und Karaoketerminal
  • Asterix: Filmabend-Terminal
  • Numalfix: Drucker
  • Mete/GORDEN: Abrechnungssystem (relevant für Einkauf und Kassenwart)
  • LastPass

• Räumlichkeiten

  • Sitzungsraum buchen
  • Fachschaft reinigen
  • Lager aufräumen

• Den neuen Rat dem Fachschaftenreferat vorstellen -> fällt weg

• Geburtstage in den Kalender eintragen (mit roten Klebezetteln, nur Handschriftbeauftragter (Thanh Diu) darf auf Kalender schreiben)

TOP 5: Kooptierung

• Wir können beschließen, dass Nicht-Räte einen Schlüssel zur FS und Vollzugriff auf Slack und Mails haben dürfen und weiterhin in der LDAP-Gruppe (owncloud, Wiki) sind.
• Folgende Personen haben um Kooptation gebeten:
  • Markus
    • Keine Gegenstimmen, keine Enthaltungen, einstimmig angenommen

TOP 6: Sonstiges

• Taddi trägt Geburtstage von Räten in Walender ein. Mit roten Klebezetteln (liegen auf dem Kühlschrank) kann jeder seinen Geburtstag markieren.
• Wir müssen ein neues Rats-Foto machen. Wer nicht dauerhaft im Internet veröffentlicht sein möchte, soll sich nicht fotografieren lassen.
• Morgen ist VV!